Het is voor velen niet de grootste hobby: het regelen van de administratie. Maar behalve dat het verplicht is volgens de wet, biedt het ook inzicht in de staat van je bedrijf.
Opstarten
De belastingdienst eist dat bepaalde zaken opgenomen worden in de administratie van elke onderneming.
• Geldzaken: ontvangen en uitgaande facturen, overzicht van transacties en kasadministratie. Dit laatste is het kasboek: een overzicht van alle contante betalingen en uitgaven.
• Administratie: Alle contracten en offertes die gemaakt zijn, gesloten modelovereenkomsten, administratie van de gewerkte uren, reisadministratie en belastingen.
• Correspondentie: De communicatie van het bedrijf met opdrachtgevers, cliënten en leveranciers.
Bijhouden
Na het opzetten van de administratie is het de kunst om al deze bovengenoemde punten ook bij te houden. Dit bijhouden geeft bepaalde voordelen.
Urenadministratie
Door een goede registratie bij te houden van de gewerkte uren, weet je hoe efficiënt je werkt. Ook biedt het voordelen wat betreft belastingen. Zelfstandigen en starters hebben recht op een speciale aftrek, maar daarvoor moet je wel kunnen aantonen hoeveel je gewerkt hebt.
Inkomsten en uitgaven
De inkomsten en uitgaven van het bedrijf tonen aan hoe goed het met je bedrijf gaat. Ook kan dit een belangrijke alarmbel zijn mocht het minder gaan. Dit kan je helpen inzien waar het geld heen gaat en waar je veranderingen kunt aanbrengen om je bedrijf beter te laten lopen.
Bewaren
De Belastingdienst noteert hoe jij van plan bent je gegevens te bewaren, digitaal of op papier. Het is verplicht om de administratie niet alleen van dit jaar, maar van de afgelopen jaren te bewaren. Zo moet je bijvoorbeeld informatie over onroerende zaken van afgelopen tien jaar bewaren. Andere soorten administratie moeten zeven jaar bewaard worden. Als je denkt dat dit niet nodig is voor jouw bedrijf, kun je overleggen met de Belastingdienst over de bewaartermijnen.
Uitbesteden
Een boekhouder of accountant kan de administratie voor je regelen. Boekhouders zorgen voor het onderhouden van een boekhouding terwijl een accountant inricht en controleert. Een accountant zorgt ook voor grotere bedrijven en heeft een accountantsopleiding gedaan en heeft een aansprakelijkheidsverzekering. Door de administratie van je onderneming uit te besteden zorg je ervoor dat het goed geregeld, bijgehouden en in de gaten gehouden wordt. Op die manier heb je altijd informatie tot je beschikking over de staat van je bedrijf en adviezen over bepaalde voordelen. Door het uitbesteden van de administratie kun je meer tijd in je onderneming zelf besteden.
Er is ook een tussenoptie. Het is mogelijk om ervoor te kiezen om zelf je boekhouding te regelen, maar om af en toe contact te hebben met een boekhouder of accountant voor advies. Het is belangrijk om goede afspraken te maken en een offerte aan te vragen voordat je besluit een boekhouder of accountant aan te nemen.
